Data Lifecycle

データ返却・削除・復旧方針

くらサポは、管理会社の物件、入居者、契約、請求、修繕、問い合わせデータを扱うため、契約終了時の返却・削除と、障害時の復旧手順を事前に確認できるようにします。

プライバシーポリシーサポート体制

Principles

返却・削除・復旧の基本方針

正式な保存期間、返却形式、削除時期は、申込書、個別契約、運用合意で定めます。公開ページでは、標準的な考え方を確認できます。

返却範囲を先に決める

契約企業が登録した物件、部屋、入居者、問い合わせ、申込、請求、収支、修繕などの返却対象を契約時または解約時に確認します。

削除は確認後に進める

削除対象、削除予定日、削除後に残る監査・請求・法令対応用データを確認し、誤削除を避けます。

復旧は検証してから行う

障害時は本番へ直接戻さず、非本番環境で復旧内容を検証してから、前進修正または制御された復旧を判断します。

契約企業が登録する業務データ

管理会社、担当者、物件、部屋、入居者、仲介会社、施工会社、審査会社、家主、募集、申込、問い合わせ、修繕、請求、収支報告

契約終了時の返却・削除対象を個別契約または運用合意で定めます。

ファイル・添付データ

契約書類、添付画像、見積書、収支報告PDF、CSV取込ファイル、共有リンク用ファイル

非公開Storageや署名付きURLの有効期限を確認し、返却後に共有リンクや取込トークンを停止します。

通知・請求・監査データ

メール配信履歴、Webhookイベント、請求履歴、支払確認、ログイン履歴、権限変更、重要操作ログ

契約、請求、監査、セキュリティ、問い合わせ対応に必要な範囲で一定期間保存する場合があります。

技術ログ・バックアップ

アクセスログ、エラーログ、デプロイログ、バックアップ、復旧演習ログ、障害対応記録

障害調査、復旧、セキュリティ確認に必要な範囲で保存し、バックアップ内のデータは保持期間満了に伴い順次消去されます。

Request Flow

返却・削除依頼の標準フロー

誤削除や権限のない依頼を避けるため、契約企業の管理者確認と対象範囲の合意を先に行います。

1. 受付

契約企業の代表者または権限を持つ担当者から、返却、削除、利用停止、アカウント停止の依頼を受け付けます。

2. 範囲確認

対象サービス、対象管理会社、対象データ、対象期間、返却形式、削除希望日、連絡先を確認します。

3. 返却

CSV、PDF、添付ファイル、一覧データなど、契約時に合意した形式で返却します。個別整形や名寄せは別見積になる場合があります。

4. 停止・削除

ログイン、共有リンク、取込トークン、通知送信を停止し、削除対象データを削除または匿名化します。

5. 記録

対応日時、担当者、対象範囲、返却方法、削除・停止内容、残存する保存対象を記録します。

Retention

保存期間と削除対象の考え方

くらサポでは、契約企業が登録した業務データと、請求・監査・セキュリティのために残す必要がある記録を分けて扱います。

契約中の業務データ

サービス提供、保守、請求、サポートに必要な期間保存します。

契約終了後の返却対象データ

返却後、個別契約または運用合意に従って削除、匿名化、または利用停止します。

請求・支払・契約記録

会計、請求、契約確認、紛争対応、法令対応に必要な範囲で保存します。

監査ログ・セキュリティログ

不正利用防止、権限確認、事故調査、問い合わせ対応に必要な範囲で保存します。

バックアップ内のデータ

復旧に必要な保持期間中は残る場合があります。保持期間満了に伴い順次上書きまたは消去されます。

復旧時の判断手順

バックアップは「すぐ本番へ戻す」ためではなく、安全な復旧判断をするために使います。影響範囲を確認し、非本番環境で検証してから復旧方法を決めます。

データ破損や誤操作が進行中の場合は、影響範囲の書き込みを止めます。
監査ログ、デプロイID、対象アカウント、対象データ、発生時刻を保全します。
最新バックアップを非本番環境へ復元し、必要なテーブル、Storage、重要画面を検証します。
本番へ直接戻すのではなく、前進修正、部分復旧、制御された復元のどれが安全か判断します。
影響がある契約企業へ、影響範囲、暫定対応、復旧見込み、再発防止を連絡します。

Customer Side

契約企業側で確認してほしいこと

返却・削除・復旧は、クラサポ側だけでなく、契約企業側の保管先、権限、社内共有ルールも関係します。

契約終了前に返却が必要なデータと形式を指定してください。

返却データの保管先、閲覧権限、社内共有範囲を利用者側でも管理してください。

担当者退職や委託先変更がある場合は、ログイン権限と通知先を更新してください。

削除後に再利用する可能性があるデータは、削除前に返却内容を確認してください。